oa系统办公的选择误区

近些年来，企业信息化建设迅速发展，OA软件迅速普及，媒体和厂商都在大力宣传，各种概念、观点、产品纷至沓来。国内很多企业实施了OA项目，相关产品也应接不暇，但在选与被选之间总有诸多不对称，以致背道而驰，难于双赢。那么企业如何正确认识OA？在OA选型中存在哪些误区？
误区一、认为OA就是行政办公，就是收发文。
针对政府机关来说，这有一定的价值，但是对企业来说价值不是很大。
在OA刚刚出现的时候，政府和事业单位的确是OA的主要用户，OA还没有进入企业。所以人们认为OA并不能解决企业管理层关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用，也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着OA的逐步发展，企业成为OA应用的广泛对象，OA也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统，OA发生了质的变化。所以泛微认为OA作为办公系统，它需要结合不同的部门和岗位、人员，成为他们的个性化的办公系统才有生命力。
对于管理层来说，办公审批(不仅指公文，更多的管理流程和业务流程的审批)以及员工输入的数据汇总为不同权限的报表就是他们的办公系统。对于其他部门来说，他们除日常行政办公支持外，更需要他们的日常的业务流程的审批(如采购流程，合同审批，出差，借款，资金的审批)，这些资源与信息的协同运作，才能构建适合现代企业运作和应用的协同办公OA产品。
误区二：认为OA只是文件的审批和管理。
市面上的很多的OA是采用非关系性型数据库，主要是基于lotus平台，该平台是封闭式的平台，是文档型数据库，在技术上存在很多先天性缺陷，一般应用于早期政府的收发文，政府信息化招投标也基本上是向j2ee平台架构过渡。在国外lotus主要是应用于邮件服务器。泛微认为OA不仅仅是文件的审批和管理，关键是作为企业管理软件进行企业管理最终一定要跟老胡财务发生关联，才能最大化发生作用。比如：在OA的应用企业中，很少企业抛弃报销，借款，付款等审批流程。因为报销与手工实现的方式有根本性的变革。手工审批各审批环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节。
而电子化报销流程的好处是把管理和财务的职能进行了区分，作为审批层主要是关心该事务允不允许发生，允许发生多少。而财务的职能是判断该事务发生的凭证(发票)是真的还是假的，是不是超过财务报销的标准。所以电子化流程是电子单据和凭证分别走，凭证只需要财务审核就可以，管理层通过电子单据填入的数据作为审批依据进行快速审批，不用在凭证上审批，这样可以支持领导远程报销审批，当然电子化审批流程需要从技术上能提供方便的报销依据供领导判断和审批，这样可以快速解决员工财务费用报销流程处理复杂困难的问题，很多企业是通过首先应用财务报销流程侍袭拦推动公司整个流程的应用。深圳的OA系统建设公司多如牛毛，据不完全统计，在深圳区域做OA系统的公司多达两千多家，而专业从事OA系统建设的公司又多达几十家，如果说比较专业化的OA系统建设公司，在深圳区域赢客创想网络技术股份有限公司是目前为止OA系统建设领域比较专业化的OA系统制作公司，赢客创想制作的OA系统在深圳众多领域都获得过良好的市场效应。
误区三：认为OA是ERP的一部分，认为OA很简单，是从属于其他系统。
OA的管理思想与ERP完全不一样，ERP主要注重在物料，物流，资金的管理，是以结果为导向。OA与ERP的发展思路和管理思想完全不一样，OA注重对人和过程的管理，通过管人来管理具体的事务，这些事务每天都可能在变化，所以OA强调灵活性和协同性。因为企业人与人之间的禅拆协同是需要流程来规范。所以OA的核心是以人力资源为核心(人力资源主要是进行权限和安全体系的控制)，以工作流为血脉的核心平台，在该平台上再搭建其他的应用功能模块，同时OA的牵涉的范围比ERP要广得多，涉及到各个部门的应用，所以OA需要门户，不同用户，不同权限的人进入系统看到的都是与他们工作相关的信息，没有权限的信息都看不到。
作为管理层门户是汇总员工平时工作信息生成统计报表为管理提供决策支持，以及所有审批的信息都汇总到管理层门户。同时管理层也可以通过宏观数据监控和查询到微观数据。所以OA的发展趋势是成为协同管理平台，作为管控内部资源和外部信息交流的平台与ERP构成了企业信息化的基石。
误区四、认为OA的终极目标就是手工转为电子化。
泛微认为协同OA作为一个管理软件，一定要把一些先进的管理和设计理念通过软件进行固化来为企业管理提升价值，否则为了电子化而电子化对企业没有太大的管理价值。手工转为电子化只是OA的第一步，对管理层来说，企业实施OA是需要花费很大的人力，物力，财力去实现，关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。所以OA对企业管理核心有几方面：
第一：提升企业办公效率同时，重在执行力的提升
手工的审批在速度和效率上跟不上时代的发展，更重要的是领导者无法有效监控到员工日常的工作。对流程的审批不知道停滞在那个环节、那个部门、原因在那里。很多管理制度的确立，到底员工是否关心，执行没有，执行花费多长时间并没有得到有效反馈，也就没有办法改进和提升，所以造成管理层的政令很难有效执行。
第二：OA的终极目的最终是为企业战略发展和管理服务
OA的整个管理思想是以人为核心，以管控企业运营过程为目的，通过管人来实现整个企业规范运营。所以它区别于以物料为核心的ERP，以资金为核心的财务，以物流为核心的进销存。这些业务软件的核心特点都是以结果为导向，精细化管理为主，对过程的管控比较缺乏。而OA，更进一步说协同OA，面对的是组织行为，强调的是企业资源的整体运作。所以OA与这些业务软件是相得益彰的。那么OA的终极目标是什么呢？最终把OA作为一个不同部门，不同岗位员工日常业务办公的平台，员工每天办公的数据按照权限自动汇总给相关权限的管理层生成统计报表从而给公司的管理提供决策支持。如果员工办公的数据不能沉淀为管理层需要的报表，我们认为OA以人为核心的软件是无法做到进行有效对管理过程进行控制的。
第三：规范公司的管理，避免人为的因素：
手工审批受人为因素影响较大，所以企业很多的管理制度和法规不能有效执行，中国很多企业初具规模就提出法制。所以软件是法制最好的执行手段。对于刚刚进行信息化的企业，前期需要一个过渡期进行缓冲，但是最终公司的管理是需要规范的，当然规范需要允许进行适当的调整。所以企业的流程是需要沉淀以后最终会被固化下来。所以企业的流程关键是经过梳理、沉淀进行优化最终找到管理的规律。
当然对于不断规范的企业前期OA系统是需要支持一些人为因素，经过不断规范，最终找到适合企业的管理规律。所以强调OA流程既需要很强的自主判断能力，又要非常灵活以适应企业业务流程和组织架构的变更。因为企业员工每天的工作都很忙，不能指望通过员工记住很多的管理制度来进行人为判断，比较现实的是员工提交流程，系统自动根据员工填入的内容进行自动判断进行相关领导审批，以此来规范整体的管理过程。
第四：部门与部门，员工与员工之间信息的沟通和共享
在手工时代，部门与部门之间无法进行充分的信息共享与传递，所以导致很多重复性的工作。同时企业很多事务是需要跨部门运作，员工与员工之间工作的协同迫切需要一个平台来支撑。而OA是很高的工具，借助这一平台，将跨地区、组织、部门的员工紧密地联系在一起。
第五：知识的沉淀和痕迹的保留
对任何企业来说，都会有员工流失，都会有新的员工进来。流失的员工对于企业来说，等同于资源的流失，特别是对于关键业务岗位的员工。企业需要有一个平台来记录员工日常的核心工作和他掌握的公司的核心资源，以方便后续员工快速交接和跟进，避免企业造成损失。同时对于新员工培养成一个适岗的员工，企业需要花费很大的代价，如果通过OA系统把相同岗位的员工所从事的工作的痕迹和经验共享给新员工，这会大大缩短新员工的培训时间，并节省公司的培训费用。
第六：加强对员工日常行为的考核：
很多企业对员工的考核都停留在印象打分上，这样不利于留住优秀的人才。通过OA系统，可以把员工日常工作情况所产生的成绩作为考核的部分依据来对员工进行动态的绩效考核。来充分调动员工积极性，使企业在快速发展中快速积累所需要的人才。
所以OA不是一个无纸化的软件，而是一个管理工具，通过它来贯彻企业管理制度的执行，传播企业文化，通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促进企业中人与组织的和谐发展。
误区五：认为OA实施很简单，是信息部门的事情。
OA作为管理软件，最终应用到企业，软件只是一个工具，关键靠人去用，企业应用深度与否取决于企业领导层重视程度，以及配套的管理制度保证和供应商的服务能力，两者缺一不可。仅仅通过信息部门或者某一个部门去推动，最终只会导致在整个公司应用的失败。同时供应商一定需要有丰富的实施应用经验来帮助企业推进项目实施进度和规避实施风险。所以对于供应商的选择不仅仅是产品。当然光有快速反应能力没有解决问题的能力也是不可以的。所以在选择供应商时，建议选择专业定位于OA的有过众多成功案例的知名厂商。
误区六：认为OA马上就可以见到效果，认为OA可以一蹴而就。
OA是一个系统工程，需要整体规划，分步来实施，关键是企业需要把目前最迫切，最关键，见效最快的需求先提炼出来，在此基础上逐渐加深应用，然后在扩展新的需求。很多企业对OA的选型有很大的局限在于认为满足需求就可以，其实OA的深度和广度可以很深很广，很多企业因为对OA的规划不了解，所以导致OA在应用过一段时间以后遇到瓶颈。建议企业前期需要规划好，然后按照企业实际需要在今后几年在加深应用深度的基础上，分步实施需要的功能。
企业信息化是企业发展的必经之路，推广和实施OA，根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的信息化管理系统，更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善，促进企业制度与文化、人与组织的和谐发展。这就决定了企业在OA或OA的选型过程中必须立足企业的实际需求，转变以往的思维方式和观点，从OA真正在企业信息化过程中发挥的重要作用出发，从企业战略出发，选择企业所需要的OA系统。

企业在确定OA系统时存在的以下问题：

1、需求过于简单：许多企业尤其是中小型企业客户对OA系统了解不深，提需求的时候往往差郑过于简单，实际应用后发现OA办公软件发挥的作用并不明显。

2、需求过于宽泛：有些公司项目负责人在需求确立阶段，给公司全体员工下达要求，要求每个人都把需求提出来，最后汇总，并要求软件提供商逐一实现。扮庆宏这样的需求就是没有需求，一定要分清主要矛盾和次要矛盾，抓大放小，优先解决自己最急迫的问题。

3、需求缺乏个性：事实上，企业管理特点千差万别，个性化的需求是必然，任何通用的OA系统或者同行业成功应用过的系统都并不会是最适合的。最适合的OA系统应该是紧密围绕企业自身管理需求的，很多个性化需求都体现了自身的优势和特点，这样的OA需求通常表现出“通用性”和“个性化”两大特点。

任何事物都没有完美无缺的，都是会有各自好的地方和不完美的地方，所以在选择OA系统时最需要考虑的是自身需求及对方是否能够满足。

从实用性来看： 实用性因人而异，关键是要将自身核心需求和软件的优势结合起来。可以看OA系统的关键应用，即流程管理、文档管理、信息沟通、数据整合等做的怎么样。

易用性：易用性是使用OA系统的一个重要指标，系统是否好用，容易上手，决定了企业是否能够快速适应OA系统。

开放性：开放性是指与第三方系统的整合能力，以及个性化开发的便捷性，这方面可以通过厅册厂商提供的案例来看。

通过三方面的综合比较选择适合自己的OA系统就可以了。

常见的问题整理如下：
• 1、oa软件的综合特点和优势？
答：1）功能丰富，自定义强：您可以在后台任意添加、修改、删除用户帐号；
2）使用期不限：一次购买，终身使用；
3）跨区域使用：基于B/S架构，通过本地电脑、局域网、互联网皆可使用；
4）安装简单：半个小时即可全部安装完毕，正式开始使用；
5）容易操作：系统流程设计简捷，功能实用，使用起来非常方便；
6）个性定制：可以根据客户需要做个性化定制开发，满足客户更纳皮散多的个性化需求；
• 2、购买后我能拿到什么东西以及能享受哪些服务？
答：1）oa软件的安装光盘、安装指南、使用说明以及远程服务等；
2）国税发票；
3）终身使用授权；
4）享受专属客服服务。
• 3、系统安装在哪里，数据保存握猜在哪里？
答： 客户可以选择系统独立安装在您自己的服务器上，数据洞氏也保存在您自己的服务器上，也可以安装在思软云服务器上。
• 4、安装好后要进行哪些设置？
答：oa软件具有很好的扩展性和适用性。您在安装完毕后，为了让系统更符合您公司的流程和业务特点，必须对系统进行初始化设置，然后系统才可以正式投入使用，一般需要设置以下几个方面：1）系统流程的设置；2）系统参数的设置；3）部门架构和用户账号的设置。
• 5、是否需要安装客户端，如何使用？
答：思软oa软件基于B/S架构，只需要安装服务器端，客户端不需要任何安装，所有初次安装和以后升级的时候都很方便。用户如果要使用系统，只需要在浏览器里输入服务器的IP地址即可打开系统的登陆界面，然后输入自己的用户名和密码即可进入系统。
• 6、如何升级，升级后数据会不会有影响？
答：重新安装一下我们的升级程序即可，一般5分钟即可完成升级，升级后对已有数据没有任何影响。
• 7、是否提供二次开发？
答：提供二次开发。开发费用根据您开发功能的复杂程度和工作量而定，届时我们会给您一个详细的方案和报价。
• 8、产品如何保证数据的安全性和稳定性？
答：思软oa软件从以下几个方面保证数据的安全性：
1）自带回收站功能，可以将误删除和恶意删除的数据随时恢复；
2）采用Microsoft SQL Server大型数据库，数据库性能非常好，安全性也是非常有保障的；
3）对数据库的所有数据进行实时备份，可以将备份的数据随时恢复，防止意外造成数据丢失。
• 9、数据如何进行备份？
答：为了防止意外造成数据丢失，建议您要及时对数据进行备份，数据备份的详细操作请参看平台使用说明书。如有任何疑问请及时联系群策联动软件客户服务中心，让客服人员直接协助您进行数据自动备份的设置。

从协同软件的角度上讲，大约有以下几方面需要考虑：携旦
1、规模：协同软件可大可小，是想进行基础的内部办公，还是要和业务整合，或者是集成其他系统，形成小型的门户，当然有一些还会和上下游的伙伴进行联动，甚至和C端的人员做交互。因此，想要做什么规模，是需要思考的问题。
2、预算：明白了规模，实际上还需要厘清实现这个规模的预算。举个例子，在规划中，想在协同管理平台中实现薪酬管理。那么薪酬管理就有简单的我通过一个excel表来导入全体人员的薪酬，然后群发出去。这个功能大部分协同产品都可以实现；高级一点，在系统中建立人员信息和绩效体系，通过绩效模块计算出绩效薪酬，然后把数据整合成一张薪酬报表，最后分发到每个人员中。这个需求就高级很多，有可能还需要和外部系统进行整合，对于协同平台的开放性和塑造性，都有很高的要求，相应的工作量也会非常高。再高级一点，整个薪酬体系要符合企业内部的薪酬规划，在执行过程中和生产、利润、预算等挂钩，那么这个就需要更多的平台来支撑。当然还有更高级的做法，总而言之，即便是规划好了协同的规模，也需要对功能和预算有更清晰的预算。
3、产品适配性。同样的厂家，同样的需求，不同的客户，对于产品的适配的不一样的。因此选型不单单是去考察厂家的技术能力和成功案例，对于需求的实现方式其实也是重要的考量之一。个人经验在这方面就如同买智能手机一样，如何更简单的操作去实现更丰富的应用，并且稳定。搞定这个问题，基本上需要考察的信息就是商务和实施方面的事情了。
公司现在用的是由云南远信定制开发的企业移动OA，它适用于已有桌面OA系统或无OA系统但有移动办公需要的用户。系辩誉扰统支持新建或和现有OA的对接，实现待办、待阅、公告管理、发文管理、收文管理、签报管理、督查督办、制度库、搜索、收藏、清理缓存等功能，用户可以随时随地进行掌上办公，对紧急虚念性事件也可及时应对，全方位满足企业工作人员的办公需求。

现在很多企业都已经想安装一套OA系统，因为都听说过OA系统的便利与强大，想要提高办公效率与办公质量。但在选择上往往会陷入一些误区。
误区一：自己开发
OA系统已经涉及到越来越多的学科技术，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做好。单位内部搭液的程序员受行业和职位限制，无法掌握最新的管理理念及其发展趋势，不能够真正实现提升管理水平的目的。
误区二：功能越全越好
这样的OA系统容易造成功能闲置，系统空洞; 而且功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦。再者，功能多一点，价格也多一点，一次性知肢物投入太大。最后，服务成本直线上升，隐形风险增大。
误区三：价格越贵越好
判断一个OA系统好坏的根本原则是看它是否适合企业自身情况。对中小型单位而言，1万元到2万元之间的OA性价比最高。海宇勇创科技OA就是这样一款软件。
误区四：价格越低越好
这样的软件让人担心质量问题，还有可能隐性成本太高—有用户数限制，用户数量增加就需要增加费用。同时，价格太低的软件一般无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂服务费。
误区五：越透明、开放、自由越好
开放是相对的，如果所有员工都可以在网上随意浏览单位的重要文件，就很容易造成泄密，给企业带来不可估量的损失。为解决开放和保密的矛盾，好的OA系统都可以让用户很方便地进行权限设置。
误区六：应完全符合单位的办公模式
软件必须要体现自身的思想和特点。OA系统不是将传统办公搬到网上，而是融合了先进的管理理念和积极的工作态度，体现了新的办公方式。优秀OA系统均可以让用户自定义工作流，化解软件模式化与单位个性化之间的冲突。
误区七：大企业开发的产品一定好
术业有专攻。大企业能做强某个软件或饥耐者硬件，却不一定能做好OA。大企业开发的OA系统价格惊人。而且，大企业开发的OA系统更适合大企业来用。
误区八：OA软件彻底改善管理
管理混乱是因为没有规范的流程，而规范的流程需要人来制定，然后借助OA系统来让流程得到有效的执行。过低或过高地看待OA的作用都是不正确的。
误区九：一步到位，一劳永逸
任何软件都只能满足当前或未来一段时间的需要，不可能一步到位，一劳永逸。软件没有最好，只有更好。所以，在选择软件时，应选择那些易于扩充升级的。
误区十：好OA不需要服务
买软件只是第一步，真正的工作在于应用，这是个长期的过程，没有可靠的服务是不可能做好的。从长远看，软件商的服务更专业，并且风险和成本更低。
以上就是OA系统的十大误区，在选择OA系统的时候可以来参考选择，以便找到一个靠谱的OA 制造商，安装一个更适合自己企业的安装系统！