创新地质资料管理方式 增强效益优先理念

侯朝晖 王根长

(中国石油化工股份有限公司西北油田分公司档案馆)

摘要 地质资料的管理是随着社会的发展而进步的。石油行业经过长期的积累，保存了大量珍贵的地质资料，这些资料是企业的知识资产和信息资源，是企业持续发展不可或缺的技术宝库。企业的第一目标是效益，地质资料管理也应不断转变思路，创新方式，体现效益优先的理念。在当今信息化快速发展的时代，我们应该紧跟时代步伐，以企业效益为目标，加强地质资料管理，提升地质资料信息化水平，开展多样性的地质资料开发利用，为企业的更大发展做出贡献。

关键词 地质资料 创新 管理 开发利用 效益优先

地质资料是油田企业在生产经营活动中形成的以备查考利用的各种历史记录，是企业的知识资产和信息资源最重要的组成部分之一。传统的地质资料管理多以强调安全保管为原则，其次才为地质资料利用，而利用服务方式也多以在馆借阅利用为主，并且诸多企业存在地质资料分散管理，无法有效实现地质资料信息资源的共享和利用。实现了集中统一管理的企业，如何更好地管理和利用好这些地质资料，也是地质资料管理者们的重要任务。

下面就以笔者自身的企业所开展的一些地质资料创新性的管理方式来阐述地质资料的信息化管理和为企业降本增效的一些体会。

1 地质资料管理现状及存在问题

目前，诸多企业对地质资料的管理仍然是统一领导、多级管理的方式。这种分散式保管的管理模式，虽然对本单位的借阅利用提供了较大的便利，但对企业而言，不仅增加了较多的人力、物力和财力，同时，也难以实现区域性的地质资料共享服务。

实行了地质资料集中统一管理的企业，也存在一些问题。如，在借阅利用方面，由于受场地、设施及技术手段等限制，仅仅通过利用者到馆内查阅这种单一的利用方式，会给利用者带来很多不便，会使部分利用者由于自身条件所限而放弃到地质资料中心查阅利用地质资料。

地质资料分发是地质资料管理部门一项重要的日常工作，以笔者自身的油田企业为例，在以往地质资料分发过程中，地质资料中心每月需多次用交通工具将纸质成果报告、化验分析报告等地质资料长距离运送，再由专人送达各使用单位，为其生产经营活动提供数据支持和资料保障，而企业下属单位多，战线长，因此地质资料利用服务效率受到周期性长的影响而大打折扣，传统方式既耽误时间又耗费财力。

随着网络及信息化的飞速发展，地质资料数字化、地质资料信息档案化、地质资料网络化管理及利用等均已提上日程。目前，各企业都在全力开展地质资料数字化工作，不管是实行地质资料分级式管理的企业还是实行集中统一管理的企业，如何有效利用地质资料数字化信息，有效实现地质资料共享服务，也是一个重要的课题。

2 地质资料管理的趋势

实行地质资料的集中统一管理是大势所趋，而且优势明显。一是可以节省大量人力、物力和财力，为企业减员增效、降本增效提供大力支持。二是地质资料安全性管理大幅提高，集中统一管理后，可以集中投入，全力改善中心馆藏设施，库房、消防、安全监控等都可以按照国家的相关要求进行完善。三是地质资料信息化工作可以集中投入，统一规划，提升地质资料信息化管理水平。四是实体地质资料保管量可以大幅降低，充分利用网络化、信息化资源开展共享利用等服务，提升企业的效益。

地质资料数字化管理是地质资料管理的客观需要，只有实现地质资料数字化管理，才能使地质资料的利用共享化，才能实现地质资料信息资源的合理配置和科学管理，为企业提供高效优质的服务。为使这些珍贵的地质资料信息资源能够更好地服务企业，充分实现信息资源共享，那么地质资料数字化、信息化是一种必然的发展趋势。

3 地质资料创新性管理方式的探索

笔者自身从事的石油企业按照扁平化管理、专业化管理的理念，分公司成立档案馆，实现对所有档案及地质资料的集中统一管理。作为油气生产服务保障的重要单元，西北油田分公司档案馆以实施精细化管理、改进服务基层方式为着力点，“眼睛向内”挖潜力，“眼睛向外”为基层，大胆创新工作机制，通过转变地质资料管理思路，创新管理方式，不断提升地质资料信息化发展空间，内部降本增效取得显著成效。

3.1 地质资料集中统一管理后，如何使分散的各基层单位都能够保证方便、快捷地利用到相关信息和资料是我们要解决的一项重要工作

为解决此问题，我们的主要做法是：一是不断完善分公司数字档案馆系统，及时将所有地质资料信息尽快整理完成并上线投入查阅、利用；二是档案馆与各基层单位都建立了定点服务网络，通过办公通讯平台、电话、传真等方式，简化手续，进行地质资料档案的查询、申请、复制等工作，极大地方便了各基层单位的地质资料利用。

3.2 地质资料集中统一管理极大地促进了地质资料信息化建设

目前，一是已经实现了馆藏所有地质资料的目录信息化、成果地质资料全文数字化及地质资料接收、查询、浏览、下载的地质资料信息系统一体化管理。二是地质资料集中统一管理节省了分公司大量人力、物力、财力，目前，各基层单位都不再设立基层资料室。三是地质资料集中统一管理后，地质资料利用率明显提高，地质资料的信息化服务优势逐步显现。

3.3 实现了地质资料电子报告的网络化分发

地质资料分发是地质资料成果利用的一个重要方面，目的是及时将各类成果资料及时发送到相关人员、相关单位。近十年来，成果地质资料已实现了电子文件上交，成果资料电子化分发具备了坚实的基础，采用成果地质资料电子化分发，能够使得成果地质资料的利用更快捷、便利，并产生显著的经济效益。近年来，我们根据实际需求开始对大部分应分发成果地质资料进行电子文件的分发，2013年共分发6万多件成果地质资料，初步测算，一年可节省材料费、复印费、运输费、人工费等百余万元。

我们的主要做法是：提取已归档的成果电子文件，根据分公司地质资料分发方案，分单位建立分发包，定期、定点向各单位发送，各单位收到后，反馈接收回执单，各利用单位将电子文件直接在本单位服务器上进行管理，利用率大幅度提高。

3.4 实现了对部分地质资料“信息档案化”的管理提升

2012年，在西北油田分公司建立完成实验分析管理平台的基础上，实现了实验分析成果报告及原始资料的电子化信息直接归档和分发等功能，仅此一项管理措施的改变，就已经取得了较好的经济效益，方便了用户的利用。

通过地质资料管理方式的创新转变，不仅提升了地质资料管理水平，拓宽了地质资料信息化发展空间，增强了效益优先理念，而且为分公司降本增效作出了贡献。以此为契机，我们还将继续认真对各业务流程和相关工作环节进行梳理和优化，寻找和实施更多的增效措施，努力打造高效一流的档案馆。

4 结论

通过笔者自身从事的石油企业所开展的一系列地质资料创新性管理方式，可以看到，拓展企业地质资料的开发利用，改善服务方式是企业地质资料工作创新的目的，按照“坚持创新，突出服务”的工作思路，加强地质资料业务建设的目的就是拓展地质资料的开发利用，改进服务方式，更新服务手段，提高服务水平。

首先就是要顺应新时期经济和社会发展的需要，要树立地质资料工作服务中心的大局观；其次，要树立地质资料管理工作加大开放的发展观，树立地质资料资源整合的意识，形成地质资料工作整体合力和规模效应，不断提升地质资料工作的发展空间；第三，要树立地质资料工作面向企业和社会的效益观，转变地质资料工作只讲投入，不讲产出，不求效益的观念，在地质资料管理、地质资料利用和地质资料服务上争创效益。

地质资料管理的重点是在开发利用及服务上，地质资料管理人员要成为本单位、本部门工作和发展的参谋、智囊，积极主动做好地质资料服务工作。要围绕各类人员的需求，拓展地质资料的利用形式，增加地质资料的服务项目，创新地质资料的服务模式。

地质资料工作是一项在企业中横贯百业的重要基础工作。新的时代赋予地质资料工作新的发展机遇，新的发展空间，同时也向地质资料工作揭示了新的发展课题，提出了新的发展要求。地质资料工作只有转变思路，奋发有为，才能不辱使命，建功立业，为企业效益发挥应有的作用。

参考文献

[1]闫莉书，隋雅敏，孙海霞.加强档案集中统一管理的必要性[J].兰台世界，2006(17).

[2]于葵.浅谈企业档案工作的创新[J].兰台世界，2013(S3).