科研院所科技档案的管理体会

孙爱秋

（中国地质科学院物化探研究所，廊坊065000）

摘要 本文是笔者多年从事科技档案管理工作的几点体会。

关键词 科技档案；管理；体会

在国土资源大调查的新形势下，做好有关科研院所信息资源的再开发、再利用的工作，在原有科技档案管理模式的基础上，变被动服务为主动服务、变传统管理为现代管理，将为我国新时期建设中的科研人员提供快捷、全面、多方位的服务，避免重复性工作造成的极大浪费。物化探所建所已经半个世纪了，涌现出一批又一批优秀的物探、化探专家，他们创建与积累了大量的科技档案资料，组成了一个地学信息综合资源。据笔者多年从事科技档案管理工作经验，提出如下几点体会：

（1）科技档案工作虽不是第一线的科研工作，但它在各项科研活动中处于重要的地位。科技档案工作的劳动价值最终体现于被服务者的成果之中。因此，要不断加强科技档案工作者的敬业精神，弘扬档案工作者的优良传统，在甘于平凡、默默奉献中，彰显我们的人生价值。

（2）物化探科技档案是地科院物化探所各项科学研究和技术开发活动的原始记录与真实反映，是科学研究和方法技术储备的一种形式，是不可重复的重要信息资源，是再研究、再认识及开发市场的依据和重要参考资料。对各项目组移交的成果和原始资料，都要严格把关，按有关规定进行检查，汇交光盘必须按国土资发［2006］210号文等相关规定进行检查，发现问题及时与科技人员沟通。同时，档案工作者必须做到馆藏分类科学、组卷合理、案卷质量尽量达到行业或国家标准要求。

（3）科技档案是经过许多专家、科研人员反复研究论证，并经过生产实践检验的自然科学的结晶。因此，档案工作者应爱护科技档案资料的每一页，珍惜每一行，做档案的忠实保卫者。

（4）科技档案是一项条件性、基础性和服务性工作。这就要求档案工作者必须端正服务态度，明确服务方向，面向社会，面向生产，面向科技人员。主动了解各项研究课题的目的任务、生产、科研活动人员的组成、资料需求等，这不仅为项目结题做好立卷的准备，更重要的是根据掌握了解的情况，及时选择有参考价值的档案资料信息，做好跟踪服务。

（5）科技档案工作是一项保密性比较强的工作，保守科技档案的秘密，维护档案的安全和完整及知识产权，是科技档案工作者的重要任务和职责。因此，科技档案工作者要具备严格的保密观念，遵守国家保密法，养成良好的保密习惯，不断强化保密意识。

（6）随着计算技术的发展，为科技档案管理实现标准化、规范化、科学化提供了良好的外部条件。地科院物化探所正在建立成果地质资料涉密清理数据库，加快了社会化服务的步伐，为严管国家秘密资料提供了可靠保证，从而改变了传统科技档案的管理方式，适应自动化管理的需要，以适应现代科技的发展趋势。特别是随着数字地球工程的实施，科技档案资料的GIS系统管理不可避免。因此，科技档案工作者应跟上新时代技术发展的步伐，做到不落伍，不掉队。

综上所述，在国土资源大调查新形势下，科研院所科技档案管理任务和要求，应在原有科技档案管理模式的基础上，有一个大的发展与创新，变被动服务为主动服务、变传统管理为现代管理。