办公系统解决不了你的问题，档案需要管理和利用，可以用档案管理的软件；一是可以减少你的工作量，找一个文件几秒钟、借档案给其他部门同事看直接走系统调用电子档子就行了。借阅的流水记录也系统也可以查。你可以看看规档云这个产品，用了以后方便了很多。
好的办公软件我觉得是次要的，主要还是人的原因。只要人能够分门别类的整理好，一会会就会找到所需的资料。
